Los mejores sistemas para el registro y control de la jornada laboral

Después de que el Gobierno les diera a las empresas dos meses para que se adapten a la nueva norma, llegó el día en el que el Real Decreto Ley se hizo efectivo.

De esta manera se busca que las empresas garanticen el registro diario de la jornada laboral, incluyendo el horario exacto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en el Estatuto de los Trabajadores.

Este registro debe llevarse a cabo de manera documentada y organizada, pero sobre todo, tiene que ser consensuado mediante negociación colectiva o al menos previa consulta con el representante legal de los trabajadores.

Por su parte, el Ministerio manifestó que además del acuerdo en cómo llevar a cabo el registro, se debe garantizar que el mismo sea fiable y acredite que no puede ser manipulable, con el fin lógico de evitar cualquier modificación que conlleve un fraude o incongruencias en el control de la asistencia.

Tanto de los acuerdos de las jornadas como de la fiabilidad del control, la Inspección de Trabajo será la encargada de controlar que no haya cabos sueltos. Los registros deben guardarse durante al menos cuatro años.

Las empresas que no cumplan serán sancionadas, y esto se traduce en una multa que va desde los 626 euros y puede llegar a alcanzar los 6.250 euros; casi lo equivalente a varios sueldos.

Para evitar el pánico generalizado, el Ministerio de Trabajo y la Seguridad Social, han publicado una guía para que la aplicación de la norma no sea tan engorrosa.

Esta guía recoge cuestiones como ¿qué se considera trabajo efectivo?, ¿cómo se computan los descansos?; y todos los datos deben estar amparados por la famosa Ley Orgánica de Protección de Datos.

Muchos trabajadores están exentos de esta Ley, ejemplo de ello son los directivos, autónomos no empleadores, algunos transportistas, trabajadores con contrato temporal a tiempo parcial, etc.

Eso sí, trabajadores con jornadas flexibles o que realicen teletrabajo entran en la norma sin excepción alguna.

A tener en cuenta

Lo que antiguamente se hacía con un reloj y una ficha de papel, ha ido evolucionando y tomando diferentes formas.

Desde los tornos que dan vuelta en dónde cada empleado se identifica con una tarjeta hasta los lectores biométricos: un hardware que permite mediante la huella dactilar o incluso el rostro, tomar el registro de la entrada y la salida.

Estos lectores van acompañados de un software que permite llevar a cabo un control y corregir algunos errores, siempre y cuando no impliquen un fraude en el registro.

Brindan mayor agilidad en los momentos de mayor tumulto y son muy sencillos de utilizar. Además el sistema permite elaborar informes que incluso luego pueden ser utilizados para entregar ante una inspección.

Brevemente, les vamos a puntear una serie de cuestiones prácticas que esperamos que entre tanto tumulto y bullicio les den un respiro.

• Busquemos un aparato que sea fácil instalar, pero sobre todo que sea compatible con el software de gestión que utilizamos en la empresa.

• Evitar que el software se aloje en el servidor del proveedor del aparato y ahorrarnos costes extras de mantenimiento.

• Conocer de antemano los aspectos técnicos del “aparatito” ahorrará dolores de cabeza a nosotros y a quién lo vaya a instalar.

• Que el software de control sea fácil de utilizar, ya bastante tenemos con entender y enterarnos cómo poner en práctica la Ley.

• Si tu empresa crece, crecen los empleados. Comprueba antes de adquirir tanto el software como el hardware, que esto se pueda llevar a cabo.

• El software debe garantizarte el registro diario con horario de entrada y salida, que es fiable e invariable con los datos y que éstos pude ser inspeccionados, que brinde todos los detalles y posibilidades (seguimiento de jornadas, configurar horarios, computar vacaciones y ausencias, horas extras, avisos automáticos, etc.), y sobre todo que tenga un buen backup y garantice las copias de seguridad.